CONSEJOS Y HERRAMIENTAS PARA TENER ÉXITO EN EL TELETRABAJO

El nuevo Coronavirus tiene en jaque al mundo. Cuando parece que China empieza a vencer este virus y arroja un poco de esperanza a la situación que se esta viviendo, en el resto del mundo empezamos a sufrir aquello que parecía tan lejos… Y precisamente si vemos al país de oriente como el reflejo de lo que nos espera en el futuro, debemos pensar en el proceso que han vivido en China durante todo este tiempo, y permitiéndome una reflexión, ver lo que se ha hecho bien y lo que se ha hecho mal para contener el COVID19. Una de esas medidas que se nos han recomendado tomar es el teletrabajo, a día de hoy solamente en Madrid, Vitoria y Labastida, pero es posible que otras comunidades adopten esta medida en los próximos días si continua la misma progresión de contagios.

Por eso en este artículo vamos hablar del teletrabajo, el que aparece en este escenario como el gran desconocido, y decimos esto porque no es muy habitual en España. En comparación con otros países de la Unión Europea vamos muy por detrás en la implantación de esta forma de trabajo. A fin de ofrecer cifras, según el INE en 2019 solo un 3% de los trabajadores españoles lo hizo a distancia, en cambio, otros países de la UE como Finlandia, Luxemburgo o Países Bajos están cerca del 15%.

Y ahora que algunos forzosamente tendrán que adoptar esta medida, vamos a dar algunas sugerencias para los trabajadores a fin de que se adapten mejor a su nuevo entorno de trabajo, que a la vez, no debe resultar desconocido.

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA TRABAJAR DESDE CASA

Lo principal, para lograr una adaptación rápida a este “nueva oficina” es seguir una serie de recomendaciones para que el teletrabajo sea funcional, tales como:

  • Mentalizarte de que aunque estés en casa estas trabajando, y debes ser productivo.
  • Para ello organízate y márcate horarios, y esta recomendación no es solo para que no te pases horas divagando sin ser productivo, sino también a fin de que el trabajo no te coma, el fácil acceso a las herramientas de trabajo como correos, redes sociales o programas puede que no desconectes nunca.
  • Haz lo mismo con el teléfono y correo electrónico, intenta que sea de empresa para separar tu vida laboral de la personal.
  • Intenta tener un espacio para trabajar, no lo hagas en sitios comunes dónde puedan existir distracciones o ruidos. Y pídele a tu familia que respete tus horarios y entorno de trabajo.
  • Seguir manteniendo contacto con los compañeros es importante, y aquí daremos algunas recomendaciones de software para poder comunicarse de forma fácil, y así mantener la comunicación y el buen funcionamiento de la empresa.
  • Cuidado con el sedentarismo, acostumbrados a trabajar fuera de casa y tener una vida más dinámica puede ser que las comodidades de nuestra casa nos absorban y nos volvamos sedentarios. Por ello debemos esforzarnos en hacer ejercicio y salir de casa si es posible. Incluso si te vieras en la situación de una cuarentena preventiva, échale imaginación y actívate en el grado que sea posible, desde casa.
  • Haz un “break”. Cuando trabajas muchas horas en una misma postura debes dedicar tiempo a descansar, estirar músculos y descansar la vista. Pero tampoco te excedas, ten cuidado con las redes sociales e internet.

¿Qué herramientas necesitas para trabajar desde casa?

Lo primero y más obvio es un ordenador y acceso a internet, a partir de aquí tendrás que tener en cuenta una serie de cosas para trabajar de la manera más cómoda y fácil para ti a fin de ser productivo.

Entonces el objetivo principal debe ser observar el funcionamiento de estas dos cosas, que rápido y estable funciona tu equipo y tu red de internet. Algunas recomendaciones que te podemos dar para que tu equipo vaya más rápido son que solo tengas instalado lo necesario en tu equipo para trabajar, que tengas las últimas actualizaciones de los programas instalados, y de ser posible que hagas copias de archivos en discos externos o en la nube con el fin de liberar espacio en tu equipo, así como un formateo e instalación de cero de tu sistema operativo también te harán notar la diferencia. En cuanto a la red, si te conectas por wifi vigila la distancia con el router y los dispositivos conectados, pero siempre te recomendaremos conexión directa con un cable ethernet.

Otras de las herramientas necesarias son los programas o software que vas a utilizar para tu trabajo.

Y probablemente te encuentres ante una de estas dos situaciones.

  • Que por tu trabajo ya estés habituado a usar ciertas herramientas, pero no las tengas instaladas en tu ordenador de casa.

Esto se podría solventar si tu empresa por ejemplo te facilita con un ordenador portátil con todas las aplicaciones y programas que uses habitualmente y algunos que debas usar a fin de compatibilizar tu trabajo desde tu nuevo puesto, o conectarte a tu equipo de la oficina mediante escritorio remoto para trabajar desde el.

  • Que no desenvuelvas normalmente tu trabajo con un ordenador y necesites una serie de programas informáticos con los que no interactúas habitualmente.

Seguramente encontraras soluciones entre la lista de software que te damos a continuación, incluso podrás encontrar herramientas de paquetes de programas como son G-Suite de Google o Microsoft Office 365, donde tendrás todo lo que necesitas, pero si tu limitación es el dinero o simplemente necesitas “x” solución, atento a lo siguiente.

Documentos

Si tu ordenador no cuenta con una licencia de Microsoft Office, normalmente portátiles o sobremesas suelen venir con estas licencias incluidas. Una alternativa muy económica, bueno en realidad gratis, es Libreoffice o Documentos de Google. La principal diferencia es que el primero es un paquete de programas que instalas en tu ordenador, y con algunas diferencias, se parece bastante al paquete de Microsoft y el segundo solo necesitas tener tu cuenta de Gmail y acceder a https://docs.google.com.

Videollamada

El programa más conocido por los usuarios para hacer videollamadas es Skype, quizás te resulte más fácil comunicarte con otros usuarios que ya tengan está aplicación, pero hay otras como Hangouts de Google, Slack o Facetime para dispositivos Apple. Microsoft tiene también Teams e incluso algunas aplicaciones móviles como Telegram, WhatsApp o Viber pueden solucionarte este problema.

Mesajes Directos

Seguramente estemos habituados a trabajar con correos electrónicos en nuestro trabajo, es un modo de trabajar bastante formal y accesible, si necesitaras un cliente de correo electrónico para tu cuenta de trabajo podrías usar Thunderbird o SeaMonkey, incluso en tu dispositivo móvil o tablet hay aplicaciones por defecto de correo ya sea para Android o iOS, incluida la famosa Gmail de Google.

Pero si quieres una comunicación más directa con tus compañeros o tu jefe, por ejemplo, la mejor alternativa es Telegram, quizás sea menos conocida que su rival más directo, WhatsApp, pero presenta varias ventajas interesantes en el ámbito laboral como poder enviar archivos más grandes, poder eliminar sin rastro mensajes en cualquier momento, un sistema más estable en ordenadores o la inclusión de bots. Pero si te supone un gran inconveniente convencer a tu entorno de usar esta aplicación, la vías más fácil será WhatsApp Business, que es lo mismo que el WhatsApp pero con una serie de mejoras útiles para empresas.

Copias en la Nube

En este apartado tenemos a muchos viejos conocidos, empezando por Dropbox, Google Drive o Mega. Cualquiera de ellas puede servirte para la situación que estamos planteando, quizás la más limitada en cuanto a espacio gratuito sea Dropbox, pero también es la más antigua y conocida, y como pasa con WhatsApp quizás te sea más sencillo compartir archivos con otros usuarios, a parte de contar con una aplicación de escritorio. Su competencia en Google, Drive nos ofrece algo más de capacidad hasta 15GB contra los 2GB de Dropbox, pero es interesante que sea un aplicación de Google, por la sincronización con otras apps del gigante informático, como en este caso son los documentos de texto, hojas de calculo, etc. También te vendrá instalada por defecto en tu dispositivo Android y la podrás manejar en el navegador siempre que tengas conexión a internet con tu misma cuenta de correo de Gmail. Y en el caso de Mega la gran ventaja son los 50GB que te ofrece a parte de contar también con aplicación para escritorio y cifrado automático.

Escritorio Remoto

Si tienes la necesidad de conectarte a otros equipos para manejarlos remotamente, ya sea el que se ha quedado en cuarentena en tu oficina o porque necesites dar soporte a tus clientes de esa forma, te planteamos las siguientes soluciones:

  • Anydesk
  • TeamViewer
  • Escritorio Remoto de Chrome

El concepto en las tres aplicaciones es la misma, los dos equipos deben tener instalada la aplicación o programa en el equipo para poder conectarse, luego necesitaras la ID asignada a ese programa y equipo, para solicitar la conexión, y después una contraseña o permiso del otro usuario para conectarte.

La diferencia en la aplicación de Chrome es que necesitas este navegador y la extensión y vincularla con tu cuenta de Gmail, en vez de instalar un programa. Tanto esta extensión de Google como el Anydesk son gratuitos, TeamViewer también tiene una opción gratuita pero solo para uso personal y con ciertas limitaciones.

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